Avui en dia hi ha molts webs que ens ofereixen amb facilitat la compra de bitllets d’avió, realitzar transports, control de comptes i una gran quantitat de serveis als que ja ens hem acostumat. Aguns d’aquest negocis tenen un model tradicional i un model en xarxa, que optimitza part dels processos, que d’altra forma poden ser lents o requereixen d’un excés d’inversió de temps per part de l’usuari. Per exemple, una simple consulta de saldos del nostre compte bancari.
Altres negocis només existeixen a la xarxa, doncs el seu model de negoci es nutreix de la immediatesa i els serveis que ens proporciona Internet, amb un format pensat exclusivament per a usuaris d’Internet, per exemple, portals de serveis i continguts, música, etc.
Es veritat que la explotació a la xarxa d’ambdòs models de negoci poden ser similars, pero els dos tenen un comú denominador que resulta bàsic per a assegurar la viabilitat de futur del negoci, el control i la automatització de processos.
Primer, el procésEl procés es una forma definida de realitzar una feina, un conjunt de pasos previament identificats que tenen com a finalitat un resultat concret. Tots els processos són fonamentals per a organitzar les empreses, i en gran part, depén de la definició i el control d’aquests en aconseguir els objetius de l’empresa.
Amb l’arribada de la informàtica, les empreses han invertit grans esforços en la optimització de processos, doncs caldrà que tinguem en compte que cada procés pot generar esforços en recursos humans, i d’aquí que donguem importància en automatitzar i controlar els processos per a facilitar les tasques d’execució, quelcom que al mateix temps ens ajuda a evitar “errors humans”.
Quan les empreses creixenSi ens basem en el creixement coma indicador de la demanda dels nostres productes, negocis preparats en xarxa per a vendre una quantitat de “20” poden arribar a tenir una demanda de “100”. Podem dir que la empresa no estarà preparada per a aquest tipus de creixement quan el seu sistema de venda l’obliga a generar grans esforços en els recursos humans, i en aquest punt, entrem en el perill de morir d’èxit.
Per a solucionar aquest conflicte, cal que tinguem clar com crear un rendiment exponencial, una gràfica que ens permeti obtenir el mateix rendiment de cada venta realitzada.
Imaginem un model tradicional online, una botiga de venda de juguets. Vegem les diferències entre un model preparat per a la massificació de vendes i un que no ho està.
Model sense automatització de processosEl client realitza la compra
El client realitza la transferència bancària
L’empresa rep la comanda, i en comprova el pagament.
El personal processa la comanda, la prepara i en realitza l’embalatge.
El personal es posa en contacte amb transports i realitza una petició per a realitzar l’enviament de forma tradicional.
L’empresa confirma manualment l’enviament al client, transports recull la comanda i l’envia.
El client rep la comanda.
Imaginem per un moment que el cost en recursos humans és de 20 minuts per comanda, realitzant tots els processos que hem definit i que serien els més elementals per a qualsevol model de botiga virtual. 20 minuts per comanda a raó de 100 comandes diàries generarien 2.000 minuts en recursos humans, 33 hores de càrrega de treball. Si anteriorment necessitàvem 1 persona durant un dia per processar les comandes, ara en necessitem 4-5, pel que el fet d’haver aconseguir un increment de vendes no ens ha generat més rendiment per comanda degut als esforços en recursos humans.
Model amb automatizació de processosEl client realitza la compra, VISA/PAYPAL
L’empresa rep la comanda, confirmada i pagada.
En cas d’enllaçar un software web, la comanda es processa automàticament i genera la sortida del magatzem.
El persona prepara l’embalatge.
A la realització de la comanda i abans de la confirmació de pagament el sistema comprova si existeix stock, si és correcte, genera la sortida del magatzem i es posa automàticament en contacte amb l’empresa de transports (software) pera a realitzar la recollida.
Transports recull la comanda, i es posa en contacte amb l’aplicació web, que comunica l’enviament automàticament al comprador i adjunta el Tracking de seguiment.
El client rep la comanda.
En el darrer cas, l’únic recurs humà que genera la compra és el de l’embalatge, molt més complicat d’automatitzar i inclús l’usuari rep la comanda abans donat que no és necessari esperar confirmacions bancàries per la forma de pagament, i no es generen molèsties en cas de falta de stock, donat que sense stock no hi ha compra o bé s’avisa al client abans de confirmar la comanda. Si l’empresa ha invertit 7 minuts en realitzar l’embalatge i la sortida del magatzem del producte, pera 100 compres hem realitzat una càrrega de 700 minuts en recursos humans, hem augmentat el rendiment diari en un 65%
Els gestors de continguts, les plataformes de pagament online, els enllaços entre software/web, etc. Totes aquestes eines han estat dissenyades pera facilitar l’experiència de l’usuari i automatitzar els processos més elementals, des d’actualitzar una web a controlar estocs a temps real.
En definitiva, l'automatització de processos ens aporta molt més agilitat al nostre negoci, el fa més sòlid i permet generar un rendiment molt millor de les nostres vendes, doncs caldrà ser un element fonamental en el nostre pla estratègic, volem ser competitius?
